Cuando llegas a sentir la necesidad de utilizar un método como GTD Getting Things Done para organizarte, o simplemente decides que necesitas retomar el control de tu organización personal es porque estás en un momento crítico de tu vida. Todo está yendo a una velocidad más acelerada de lo normal, las “cosas” que tienes que hacer se escapan y se descontrolan, no eres capaz de dar respuesta de forma satisfactoria a lo que se espera de ti y por tanto tu responsabilidad individual te fustiga porque no te puedes permitir ese “fracaso personal”.

Es probable que hayas llegado al punto en el que tu gestión de la actividad se realiza a través del correo electrónico, donde almacenas “tareas” que ordenas como puedes y acometes con el criterio de la urgencia principalmente. También la entrada de peticiones directas de colaboradores o responsables son una fuente de “lo que hay que hacer” para ti y por supuesto las llamadas telefónicas o la mensajería instantánea (Lync, Whatsapp, Telegram, ect.) también te dan el impulso para seguir haciendo cosas. Incluso, no sería extraño que ya estuvieses utilizando un servicio de gestión de tareas colaborativo del cual te surtes para “ir sacando las cosas adelante entre todos”.

Con toda esta cantidad de entradas de peticiones e identificación de tareas a realizar por tu parte es más que probable que ya hayas decidido utilizar tu propio método de gestión más o menos elaborado. Llevarás una agenda contigo, puede ser física o digital en tu tableta o en tu smartphone, quizá alimentas un calendario o varios calendarios, esto es clásico cuando empiezas a organizarte, descubrir que podrías llevar un calendario para cada proyecto. Incluso es posible que también hayas llegado a empezar a hacer listas de tareas. Una lista de tareas realmente te aporta sensación (temporal) de control. Y lo que quieres es control.

Si en los 3 párrafos anteriores te identificas, es que estás intentando organizar tu vida con eficacia. En este post y en los que le seguirán te iré contando los errores en los que caí (una y otra vez, en los errores hay que caer a menudo o no aprenderás) y sigo cayendo. Es posible que a ti te ayuden a orientarte y aprovechar mi experiencia y es posible que a mí me ayuden a limpiar, fijar y dar esplendor a mi sistema actual.

Por ahora es recomendable que tengas en cuenta que vas a necesitar tener unos conceptos muy claros y que sepas que van a ser recurrentes para ti si quieres aclarar y organizar todo lo que ahora tienes en la cabeza sobre gestión de tus tareas.

En el método GTD, la base operativa se basa en 5 principios que serán fundamentales y definen lo que debes hacer con las cosas que requieren tu atención en la vida. No me refiero a las tareas que tienes que hacer en tu trabajo, sino simplemente a cualquier cosa en tu vida que requiere una decisión. Ya veremos más adelante si esas cosas las harás tú, mandarás a alguien que las haga, pasarás de ellas totalmente o las dejarás en espera para retomarlas en el momento adecuado.

Por ahora quédate con estos 5 pasos que forman un ciclo continuo y que tu cerebro poco a poco va a encontrar como natural:

  1. Recopilar
  2. Procesar
  3. Organizar
  4. Evaluar
  5. Hacer

Piensa en el significado que cada uno de estos verbos tienen para ti en este momento y yo me encargaré en el siguiente post de ir poniendo nombres y apellidos a su significado en la metodología GTD, además de ir aportándote ideas prácticas de cómo te puedes aprovechar de estos conceptos con alguna herramienta digital que te ayude a gestionar tu propio caos.